Oprogramowanie

Oprogramowanie w firmie to narzędzie dobrej organizacji pozwalające m.in. w jak najlepszym stopniu wykorzystać czas pracy Twoich pracowników. Główną zaletą oprogramowania dedykowanego jest bardzo dobre dopasowanie do Twojej organizacji. W przypadku oprogramowania gotowego czasem trzeba dostosować do niego organizację. Dedykowany software jest jednak wyraźnie droższy i jego wdrożenie jest dużo dłuższe. Czasem jednak jest niezbędny, bo nie ma na rynku programów spełniających Twoje wymagania, a bez narzędzi Twoi ludzie tracą cenny czas. Jest też droga pośrednia. Jak wybrać swoją drogę informatyzacji firmy opiszę poniżej.

Programy gotowe

Rynek w zakresie oprogramowania dla przedsiębiorstw jest bardzo dojrzały i oferuje szeroki zakres różnych systemów, które możemy niezbyt dużym kosztem wdrożyć w naszej firmie, a w wielu przypadkach sprawnie zintegrować. Przykład: programy księgowe i programy do fakturowania. Sprawnie, szybko, w miarę tanio. Jedynym minusem jest konieczność dostosowanie procesów w firmie (a więc i organizacji firmy) do tych narzędzi. Jednak czasem i to nie jest minusem – jeśli zaczynamy działalność i nie mamy zdefiniowanej organizacji, struktur, procedur, taki system wymusi na pracownikach prawidłowe działanie i procedury postępowania.

Wady oprogramowania gotowego

Dzisiejsze rozwiązania informatyczne są coraz bardziej zaawansowane i dają coraz większe możliwości użytkownikom, ale jednak trzeba pamiętać o starej zasadzie, według której „jeżeli coś jest do wszystkiego, to jest do niczego”. Ma ona zastosowanie również w przypadku oprogramowania. Pomimo tego, że w wielu przypadkach można zastosować gotowe, uniwersalne systemy informatyczne, oprogramowanie to niemal nigdy nie spełni ono rzeczywistych potrzeb Twojej firmy i będzie wymagać długotrwałego i czasochłonnego procesu konfiguracji i dostosowywania.

Programy dedykowane

Kiedy mówimy o oprogramowaniu dedykowanym, mamy na myśli aplikacje specjalnie zaprojektowane dla konkretnej firmy. Obejmują one przede wszystkim najistotniejsze założenia działalności firmy, ale też możliwości, jakimi ona dysponuje, dzięki czemu wykorzystuje się potencjał informatyzacji w maksymalnym stopniu. Często stanowią one osobny program dla konkretnego działu lub całej działalności, a niekiedy są dodatkiem wzbogacającym istniejący system o konkretne rozwiązania. Im Twoja branża jest bardziej konkurencyjna i bardziej dynamicznie się rozwija, tym bardziej gotowe oprogramowanie będzie wykazywało braki, które w znaczny sposób będą wpływały na efektywność działań Twoich ludzi i Ciebie jako szefa. Po pewnym czasie dojdziesz do wniosku, gdy już będzie Cię na to stać, że więcej zyskasz inwestując w oprogramowanie przeznaczone wyłącznie dla Twojej firmy i w pełni zaspokajające potrzeby Twojej, coraz większej i bardziej skomplikowanej organizacji. Zalety oprogramowanie dedykowanego to możliwość idealnego dopasowania funkcjonalności do potrzeb oraz niemal nieograniczone możliwości późniejszej rozbudowy aplikacji pod kątem zróżnicowania działalności firmy. Zamawiając wykonanie oprogramowania dedykowanego mamy możliwość uwzględnienia w nim tylko takich funkcji, które rzeczywiście będą nasze firmie potrzebne.

Wady oprogramowania dedykowanego

Systemy dedykowane mają sporo minusów i pułapek. Długi okres powstawania i wdrożenia rozwiązania, nieuniknione błędy wieku dziecięcego, wysokie koszty to tylko ich część. Jednak może to być konieczność aby Twoja firma poszła organizacyjnie o kolejny krok dalej i aby lepiej wykorzystać posiadane zasoby, w tym przypadku: czas pracy (wydajność) Twoich ludzi.

Uwarunkowania

Większość polskich firm boryka się z problem braku kapitału. To rzutuje, szczególnie na początku, na wybór narzędzi informatycznych. Ściągamy darmowy program do fakturowania, do projektowania, do rozliczania, syn pana Janka zrobi nam coś w Excelu i ok, wszystko zaczyna działać. W naszych uwarunkowaniach nie jest to zła droga, czasem jest jedyna możliwa, ale pod pewnym warunkiem: już teraz, na początku, jesteśmy świadomi jakie potrzeby informatyczne będziemy mieli w przyszłości i jaką będziemy mieli w przyszłości organizację firmy.

Podejście do problemu

Mój pierwszy zawód to programista. Menedżerem zostałem później. W znacznym stopniu rzutuje to na moje podejście do tych problemów dlatego, że jednocześnie wiem jakie są potrzeby szefa firmy i jego pracowników oraz co jest możliwe do osiągnięcia w zakresie oprogramowania napisanego specjalnie dla danej firmy. Niewielu szefów zna pojęcia relacji, zapytań SQL, układu klient-serwer. Jeszcze mniej programistów zna faktyczne potrzeby firmy i jej szefa, które narzędzia informatyczne mogą i powinny rozwiązywać. Analizując bardzo wiele przykładów informatyzacji firm, które znam lub nawet brałem w nich czynny udział, doszedłem do wniosku, że jest jedna, najważniejsza rzecz, która pozwala w największym stopniu uniknąć pułapek. Tą „rzeczą” jest znajomość potrzeb organizacyjnych i informatycznych firmy w stadium znacznego rozwoju od samego początku istnienia firmy. Takie podejście – wiem, co chcę mieć za 3 lata, ale teraz stać mnie tylko na tyle – pozwala przede wszystkim na taki dobór rozwiązania na początku istnienia firmy, który pozwoli jak najmniejszym kosztem dokonać migracji do systemu docelowego. Faktury możemy od początku wystawiać nawet w Excelu, ale musimy to zrobić tak, żeby nasz docelowy system mógł je wczytać automatycznie. To wymaga znajomości pewnych zasad. Jeśli na naszej fakturze w Excelu pozycje zawsze będą zaczynały się od wiersza np. 24, to nie będzie z tym problemu, jeśli jednak w 10% faktur będzie to inny wiersz, to prawdopodobnie będziemy musieli wpisywać te faktury do systemu ręcznie. To tylko banalny przykład, ale ma obrazować konieczność innego podejścia do prostych narzędzi od samego początku ich stosowania. Podobnie jest np. z „literówkami” w nazwach kontrahentów. Podczas migracji system nie rozpozna, że firma „Śmiały” i „Smialy” to ta sama firma. Proste narzędzia muszą od początku wymuszać prawidłowe wpisy. W innym przypadku koszt migracji może nawet przekroczyć koszt stworzenia oprogramowania!

Wnioski

Jeżeli w Twojej firmie widzisz docelowo konieczność zastosowania dedykowanego systemu informatycznego, możesz zrobić to etapowo, zaczynając od tanich narzędzi, ale od początku muszą one być zrobione tak, aby łatwo dokonać migracji.
W zależności od firmy można na początku oprzeć się na tanich lub darmowych systemach gotowych lub opracować proste aplikacje np. w Excelu.

W obu przypadkach należy jednak wcześniej zdefiniować docelową (np. za 3 lata, za 5 lat) strukturę organizacyjną firmy i związane z nią potrzeby informatyczne, nie tylko w zakresie bieżącego przetwarzania danych i tworzenia dokumentów, ale również dotyczące raportowania i rachunkowości zarządczej. Wtedy tak dobierzemy programy gotowe lub tak skonstruujemy własne, proste i tanie aplikacje, aby późniejsza zmiana generowała jak najmniejsze koszty. Również przekazanie twórcom specyfikacji będzie dużo prostsze, gdyż będzie to w dużej części coś, co już działa.

Takie właśnie podejście proponuję Tobie. O ile w wyborze gotowego oprogramowania pomogę tylko w zakresie analizy dopasowania do systemu docelowego, o tyle w Excelu lub w innych tanich środowiskach i docelowo w układzie Access – interface + PostgreSQL – serwer baz danych chętnie przedstawię Ci naszą ofertę.